ウェビナー運営マニュアルを徹底解説!誰でもできる開催方法とは?

ウェビナーは、企業にとって必要不可欠なものとなりつつあります。拍車をかけたのは新型コロナウイルス感染症です。在宅ワーク、テレワークが世間で受け入れられ、セミナーに関してもオンラインで完結するようになりました。

ウェビナーには多くのメリットがあります。オフラインよりも多くの人に発信できることや、集客の容易さ、会場費や移動費が不要なので、経費削減にも繋がります。しかし「ウェビナー=便利」と考え、むやみに開催しても期待した成果は得られません。

ウェビナーを開催するまでにきちんとした戦略を練る必要があります。しかし「戦略を練ると言っても具体的にどうすればいいの?」という疑問が浮上しますよね。

そこで本記事ではウェビナー開催に関するマニュアルや、必要な要素をわかりやすく解説していきます。記事に記載されているマニュアルを設定するだけで、誰でもウェビナーを開催できるようになります。

ウェビナー運営に必要なマニュアル

ウェビナーを運営するにあたって必要なマニュアルを分けると、以下の4つに分類されます。

  1. 企画
  2. 準備
  3. 実演
  4. 分析

上記を順番にきちんとこなしていくことで、期待する成果により近いものとなり、開催者にとって有益なウェビナーとなるでしょう。それぞれのマニュアルや、必要な要素を解説していきます。

ウェビナー企画マニュアル

ウェビナー企画マニュアルは、以下のことを決定しておくことです。

  • 目的
  • ターゲットの設定
  • 内容のテーマ
  • ユーザーの行動
  • 集客方法
  • KPI
  • 配信ツール
  • 日時
  • 場所
  • 登壇者

そもそもウェビナーを開催するために、ウェビナーそのものを企画する必要があります。企画の段階でターゲティングや配信方法など、ユーザーのニーズと異なるものがあれば、期待していた結果を得られず、失敗という結果に終わってしまうので、入念に企画を立てましょう。

目的

目的とは、ウェビナーのゴールです。ウェビナーを通じて何がしたいのか、なんのために開催するのか、きちんと決めておきましょう。目的がなければ、そもそもウェビナーを開催する必要はありません。

ウェビナーの目的は、以下のようなものが多いです。

  • 新規顧客開拓
  • 既存顧客へのアプローチ
  • 企業や商品の認知
  • 商品やサービスの販促
  • イベントの集客

ターゲットの設定

ターゲットの設定はウェビナー企画のマニュアルの中でも、最も重要な要素です。ターゲットが決まっていなければ、他に決めておくべきマニュアル要素も、ユーザーに刺さりにくく、浅いものとなってしまいます。

ターゲットを設定するには、ターゲットのことを具体的に考える必要があります。例えば以下の通りです。

  • 年齢、性別
  • 学歴、職歴
  • 職業
  • 家族構成
  • ライフスタイル
  • 趣味
  • 価値観
  • インターネット利用状況

より詳しくターゲットを選定することで、ユーザーに刺さりやすいアプローチが可能です。

内容のテーマ

内容のテーマもウェビナー企画のマニュアルとして、絶対的に必要な要素です。なぜならユーザーはテーマを見て、ウェビナーに参加するかどうか判断することが多いからです。テーマを決める際には、以下のことを意識して決めるのがベター。

  • ターゲットユーザーが知りたがっていること
  • 流行しているもの
  • 具体性のある情報

ユーザーの行動

ウェビナー視聴前と視聴後、ユーザーがどのように行動が変わるのか考えておくことで、ターゲットユーザーに対するベネフィットを打ち出せます。ベネフィットを打ち出せるということは、それだけ集客できたり、商品やサービスの販促に繋がります。

集客方法

集客方法も企画の段階で必ず決めておきましょう。いざ「ウェビナーを準備しよう」と思っても、見込み客を集客できていなければ、参加数が大きく減少してしまいます。ウェビナーにおける主な集客方法は以下の通りです。

  • メール配信
  • SNS
  • ホームページ
  • Web広告
  • メルマガ
  • チラシ、カタログ
  • プレスリリース

オンラインで完結するウェビナーは、発信したい情報を一度に多くの人に届けられます。上記の集客方法の中で、選択肢として1つに限らず、複数の集客方法を実践しましょう。

KPI

KPIを設定しておくことで、目標までの現在地を正確に知れます。

そもそもKPIとは、設定した目標に対する進捗を、具体的に数値化したもの

新規顧客開拓では3つの戦略を活用しよう!KPIについても解説!より引用

ウェビナーにおいて設定するKPIは、例えば以下のようなものです。

  • 参加率
  • メール開封率
  • 離脱率
  • リピート率
  • アンケート回収率
  • コンバージョン率

上記に限らず、自社が開催するウェビナーに応じて、必要なKPIを設定しましょう。KPIを設定することで、ウェビナーに対する進捗率や今後の改善点を発見できます。

配信ツール

配信ツールに関しては、自社が行うウェビナーに適したものを選びましょう。ウェビナーの配信ツールは、以下の通り数多く存在します。

  • ネクプロ
  • コクリポ(Cocripo)
  • ライブオン(LiveOn)
  • ズーム(ZOOM)
  • Cisco Webex Events
  • アドビコネクト(Adobe Connect)
  • V-CUBE セミナー
  • Jストリーム
  • GigaCast®
  • FreshVoice Webinar

料金体系が安いもの、分析や改善に特化したもの、画質や音声にこだわったものなど、ツールの特徴は多種多様です。詳しくは以下の記事をご参照ください。
ウェビナーツール10選を徹底比較!選び方やメリットも解説!

日時

日時は企画の中で必要不可欠です。「いつ開催するのか?」を決めておく必要があります。決めていなければ、ユーザーはいつ情報が届けられるのか知るよしもありません。

日時を決めるコツは、ユーザーに合わせることです。ターゲットとなるユーザーが、いつ時間的余裕があるのかを考えておくことがベスト。極力ターゲットユーザーが忙しい日時は避けましょう。参加してもらえなかったり、途中離脱に繋がってしまいます。

場所

ウェビナーを開催する場所も決めておくと良いでしょう。ウェビナーはオンラインで配信するので、案外「場所はどこでもいい」と思っている人がいますが、それは間違いです。

確実に確保しておくべき場所は、インターネット環境が良好な場所です。インターネット環境が弱い場所で開催すると、映像や音声が途切れたりする恐れがあります。トラブルが生じると、ウェビナーの内容がユーザーに刺さりにくくなることはもちろん、最終的に離脱してしまう可能性もあります。

登壇者

登壇者はウェビナーにおいて重要な役割を果たします。登壇者を選ぶには、権威性のある人を選択しましょう。

権威性とは自分よりも地位や権力が高い人、また専門知識を有している人の発言や行動を無意識のうちに従ってしまう人間の性質のことです。

権威性とはより引用

ウェビナーの内容に関する権威性の高い人に話してもらうことで、ユーザーはその情報に対して信用し、安心して視聴できます。

ウェビナー準備マニュアル

ウェビナーの企画を終えたら、実際に準備する必要があります。準備に必要なマニュアル要素は以下の4つです。

  • 集客
  • コンテンツ作成
  • 配信ツールの決定
  • リハーサル

集客

集客は、準備のマニュアルの中で最も重要な要素です。企画で決定した集客方法を実践していきましょう。集客を成功させるには、ターゲットに刺さるメッセージを伝えることが重要です。

例えば、新規顧客開拓を必要としている企業に、既存顧客へのアプローチ方法を推してもあまり意味がありません。ターゲットのニーズや欲求に刺さるメッセージを意識して、集客していく必要があります。

ターゲットに応じて集客方法を変えるのも有効です。SNSの場合で考えると、Instagram、Twitter、Facebookの順番に、ユーザーの年齢層が高くなります。ターゲットユーザーが主に利用しているコンテンツで、発信していきましょう。

コンテンツ作成

コンテンツの作成も、準備マニュアルとして大きな要素です。ウェビナーの場合、音声配信と異なり、映像付きで配信できるため、資料などのコンテンツを用いることが多いです。ウェビナーで使用するコンテンツは、事前にきちんと用意しておく必要があります。

トークだけのウェビナーも可能ですが、何かを説明する際には、やはり資料の存在は大きいです。データや図解などの資料を用いることで、ユーザーにとってわかりやすく、説得力も向上するのでコンテンツの作成は必要でしょう。

リハーサル

実際に行うウェビナーをリハーサルしておきましょう。リハーサルをしない開催者が意外にも多いですが、必須と言っても過言ではありません。本番のウェビナー配信がうまく進行できなければ、ユーザーが離脱してしまったり、コンバージョンに繋がりにくいなど、開催者と参加者の双方にとって悪影響を及ぼします。

開催者は登壇者と合わせてリハーサルをしつつ、改善点や問題点を発見すべきです。資料などのコンテンツは、第三者に見てもらうことで、誤字脱字などを見つけやすくなります。

ウェビナー実演マニュアル

「実演にマニュアルなんてあるのか」と思うかもしれませんが、実演中に必要最低限、注意しておくことがあります。結論としてウェビナー実演マニュアルの重要な要素は、以下の3つです。

  • 配信環境の確認
  • 録画状況
  • ユーザーの反応

配信環境の確認

配信環境の確認は、当日の実演前に必ずチェックしましょう。具体的にはきちんと映像が映し出されているか、音声のボリュームは適正か、など。配信環境のトラブルはユーザーの離脱に直結するので、ウェビナー本番において最も避けたいトラブルです。

録画状況

ウェビナーを録画できているかどうか、きちんと確認しましょう。多くのウェビナーは録画されます。なぜなら録画することで、以下の2つのメリットがあるからです。

  • 動画コンテンツとして再利用できる
  • 次回のウェビナーに向けて改善点や問題点を洗い出せる

ウェビナーで配信した動画は、録画しておくことでそのまま動画コンテンツになります。ウェビナーに対するユーザーの反応がよければ、次回は有料コンテンツとして販売することも可能です。

ウェビナーは「1回配信して終わり」ではありません。また別のテーマでも新たなウェビナーを開催することもあるでしょう。そのときに、前回のウェビナーから学ぶことはあるはずです。録画しておくことで分析が可能になり、改善できます。

ユーザーの反応

ユーザーの反応も意識しておきましょう。ウェビナーでトークしつつ、ユーザーの反応を確認しておくことで、興味のあるジャンルや話し方などが見えてきます。

企画マニュアルの要素で設定した、ウェビナーを行う目的や、ユーザーの行動にフォーカスして、反応を探っていくことが重要です。

ウェビナー分析マニュアル

ウェビナーマニュアル最後の1つは分析です。ウェビナーは開催中よりも開催後の方が重要。分析は次回以降に開催するウェビナーで効果を発揮します。分析する内容は以下の通りです。

  • 参加率
  • 離脱率
  • 成約率
  • アンケート

参加率

企画のなかで想定していたKPIと比較して、参加率はどうだったか。参加率が低迷しているのであれば、アプローチの仕方やテーマの設定、集客方法などに問題があったのかもしれません。きちんとターゲットユーザーに刺さるアプローチに改善する必要があります。

離脱率

離脱率が悪かった場合、コンテンツの内容や配信環境、スピーチの仕方など実演に問題があった可能性が高いです。離脱率と同時に離脱が多かったタイミングなども合わせて分析し、問題点を洗い出しましょう。

成約率

成約率が低迷した場合、ウェビナーにおけるプレゼン力やコンテンツに問題があった可能性があります。そもそも、ターゲットユーザーの持つ悩みや欲求に応えたウェビナーができていたのか。ウェビナー全体の流れは、自社の商品やサービス販売に繋がるように構成されていたのかなど、問題点を把握しておきましょう。

アンケート

ユーザーから送られる声であるアンケートは必ず分析すべきです。アンケートでは「もっと○○の情報が欲しかった」「○○のところがイマイチ理解できなかった」など、ユーザーが問題点を教えてくれているので、次回以降のウェビナーではきちんと改善してから臨みましょう。

ウェビナーの運営は開催しただけでは終わらない

ウェビナーの運営は開催しただけでは終わりません。マニュアルとしてご紹介したように、企画、準備、実演、分析といった、開催すること以外に重要なものがあります。ウェビナーを運営するにあたっては、これらを総体的に管理する必要があります。

さらに最後の分析までのステップをクリアしたとしても、終わりではありません。一度きりの単発のウェビナーであればいいですが、ウェビナーを活用する機会は今後も増えていくはず。今回のウェビナーで得たものはしっかりインプットし、次回以降のウェビナーでアウトプットしていきましょう。

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これからウェビナー配信を活用していきたい方は、ぜひコンテンツの作り方の参考にしてください。

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