ウェビナーを開催する際、参加者にどのような案内文を送付すればいいか、悩んでいる担当者が多くいるようです。
案内文は、一度決めてしまえば使い回せるので、初めから参加者にとってわかりやすい案内文を作ることが大切です。
そこで本稿では、ウェビナー参加者が理解しやすい案内文を作成するためのヒントや、ウェビナー参加者向けのメールテンプレートを紹介します。
ぜひ今回の記事を参考に、効果的なウェビナー案内文を作成してくださいね！
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目次
ウェビナー参加者を迷わせない案内のコツ6点
ウェビナー集客を確実にするための案内文を作成するコツを、6点解説します。
ターゲットを決定
ウェビナーの案内を誰に発信してるのかがわかるように、ターゲットを事前に決める必要があります。ターゲットを詳細にイメージすることで、読者が案内文を読んだとき、「これは自分のことかもしれない」と感じる可能性が高まるでしょう。
ターゲットを決定することはとても重要で、ターゲットによって案内文の文体、広告のデザイン、ウェビナー内容が決まります。
従って、ウェビナー開催が決定したら、まずターゲットを詳細に考えて意識共有するようにしましょう。
簡単な参加方法を設定
参加者が申し込みをして、当日ウェビナーに入場する際、簡単にアクセスできるようなツールを使うことが大切です。
具体的には、「このURLにアクセスするだけで入場いただけます」と1文で案内できるのが理想的といえるでしょう。
ウェビナーツールによっては、参加者もツール上でアカウントを作成しなければアクセスできないことがあります。つまり、通常のウェビナーだけでなく、アカウント作成の申し込みの手間が増えるため、離脱してしまう恐れがあるでしょう。
参加者に負担をかけないよう、シンプルにアクセスできるツールを使う必要があるといえます。
魅力的なタイトルを設定
次に、案内文に魅力的なタイトルを設定しましょう。タイトルには、具体的な数字やトレンドワードを盛り込み、注意を引くようにします。
タイトルを見て、自分事のように思えれば案内文の中身を読んでくれる可能性が高まるはずです。
タイトルは、案内文をすべて作り終わった後に作成し、何度も試行錯誤を重ねるようにしましょう。
解決できる問題を明確に
ウェビナーの案内文に、参加するとターゲットの悩みが解決できるという趣旨を掲載することが大切です。つまり、ウェビナー参加のメリットを案内します。
「このウェビナーに参加して何が得られるのか」「どんな問題が解決するか」といったことを明示することで、参加率が向上する可能性があるからです。
アプローチ回数は多めに
ウェビナーの案内は、一度出して終了ではなく、定期的に露出するようにしましょう。公式ホームページ、自社SNS、ウェビナー検索サイトなど、さまざまな媒体に掲載すると効果的です。
何回か目につくうちに、内容が気になって詳細を読んでくれる人が出てくるかもしれません。多くの人にアプローチできるよう、露出する媒体をいくつか検討しておくといいでしょう。
顔出し不要と記載
参加者によっては、「顔出ししたくない」「自宅で受講するので画面に映りたくない」と考えていることがあります。顔出しを嫌がる参加者のために、案内文に「必ずしも顔出しは必要ではありません」と一文を添えておくとよいでしょう。
どうしても顔出しが必要となるウェビナーの場合、「マスク着用も可能」と表示したり、自宅が映らないよう背景機能を紹介したりして、参加者の心理的な負担を減らすことが必要です。
ウェビナーの案内文で外せないポイント4点
では具体的に、ウェビナーの案内文に入れるべき内容を4点紹介します。
目的
まずは、ウェビナーの目的です。ウェビナーを開催するにいたった背景や、業界の問題点に触れつつ、目的を説明すると効果的です。
目的をまず理解することで、案内文を見る人もウェビナーに参加する意味が見出せます。
目的は、なるべくシンプルな言葉で簡潔に書くようにしてください。具体的な内容はウェビナー内で解説するようにして、案内文では、ポイントだけおさえるようにしましょう。
講師の紹介
ウェビナーの案内では、講師紹介も必須の項目です。特に、著名人や業界でキャリアの長い企業担当者が講師となる場合、講師紹介が大きなトピックになります。
できれば講師の顔写真も載せて、肩書やキャリア、実績や受賞歴など、参加者の興味を引くようにしましょう。
ウェビナー内容
ウェビナーの内容も欠かせないポイントです。開催日時、タイムスケジュール、参加費など詳細を案内するようにしてください。
オンライン開催の場合、受講後に録画映像を視聴できるかもポイントとなるので、明記しておきましょう。
申し込み方法
ウェビナーの案内にもう一つ重要となるのが、申し込み方法です。
メールで送るのか、フォームに入力してもらうのか、明記しておきましょう。ターゲットがシニア層の場合、郵送や電話も含めてもいいかもしれません。
有料の場合は、申し込みと一緒に支払方法も送付するようにしましょう。
ウェビナー申込者に案内メールを送ろう
ここでは、ウェビナーを申し込んでくれた人に送る案内文を紹介します。メールテンプレートとして実際に使えるので、ぜひ参考にしてください。
構成
まずメールの構成ですが、以下のようになります。
- 申し込みのお礼
- 会社紹介
- 開催日時
- タイムスケジュール
- 事前準備
- 事前資料
- 注意事項
- 参加URL
この構成を元に作成したメールテンプレートを次に紹介します。
申し込み直後のメールテンプレート
〇〇〇様
この度は（セミナー名）にお申込みいただき、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇〇でございます。
早速でございますが、以下にウェビナーのご案内をさせていただきます。
＜開催日時＞
20XX年X月X日（曜日） 13：00～14：30
＜当日の流れ＞
12：55 ご入場開始
13：00 ウェビナー第一部開始
13：30 休憩
13：40 ウェビナー第二部開始
14：20 質疑応答
14：30 アンケート配布、終了
＜事前にお願いしたいこと＞
Zoomアプリのダウンロードをお願いいたします（※URLを添付）
＜事前資料＞
当日使用する資料を配布いたします。こちらのURLをご確認ください。（※URLを添付）
＜注意事項＞
・受講する際、Wi-Fi環境の整った場所でご視聴ください
・マイクはオフでご参加をお願いいたします
・最後に質疑応答時間を設けています。ご質問は最後にお願いいたします
＜参加URL＞
（※URLを添付）
5分前よりご入場いただけます。お時間になりましたらURLをクリックいただき、「オーディオに参加」を選択してください。
Zoomの使用方法など、ご不明な点がございましたらお問い合わせくださいませ。
当日お会いできるのを楽しみにしております。
株式会社〇〇〇
リマインドメールのテンプレート
次に、ウェビナー開催の直前に送るリマインドメールのテンプレートをご紹介します。リマインドメールを送信することで、参加率が向上するので送信するようにしましょう。
〇〇様
（セミナー名）にお申込みいただき、誠にありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇です。
いよいよ開催が明日になりましたので、改めて当日のご案内をさせていただきます。
・開催日時：20XX年X月X日（曜日） 13：00～14：30
・参加用URL：（※URLを添付）
・当日の緊急連絡先：（会社の電話番号など）
明日、オンラインでお会いできることを楽しみにしています！
株式会社〇〇
ウェビナーを得意先にメールで案内しよう
次に、ハウスリストを活用して、得意先にメールでウェビナーを案内するときに使うメールテンプレートを紹介します。
構成
メール構成は、挨拶文から始めます。以前お付き合いがあった担当者に送信する際は、初めの挨拶文をカスタマイズすることをおすすめします。
- 挨拶文
- 会社紹介
- ウェビナー概要
- 開催日時
- 申し込み方法
テンプレート①
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
このたび、弊社の（商品名や技術など）に関する（セミナータイトル）というオンラインセミナーを開催する運びとなりました。
ぜひ日頃から（商品名や技術など）をご利用いただいている〇〇様にもご参加いただきたく、ご案内させていただきます。
＜ウェビナー概要＞
・（目的や参加するメリット、講師名を記載）
・開催日時：20XX年X月X日（曜日） 13：00～14：30
・参加費：〇〇〇円
・ウェビナー詳細はこちら：（特設ページを案内）
＜お申込み方法＞
特設ページの申し込みフォームよりお願いいたします。
（特設ページを案内）
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
テンプレート②
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
このたび、（セミナー目的）についてウェビナーを開催することになりました。
このメールは、これまで弊社が主催するセミナーに参加されたことのある皆様へ、ご案内しております。
（前回のセミナー）の続編ともいえる内容ですので、ぜひ〇〇について皆さまと深い知識を共有させていただきたく存じます。
＜ウェビナー概要＞
・（目的や参加するメリット、講師名を記載）
・開催日時：20XX年X月X日（曜日） 13：00～14：30
・参加費：〇〇〇円
＜お申込み方法＞
以下をご記入の上、☓月☓日までに本メールにご返信ください。
—————以下をコピペ———————–
会社名：
部署：
お名前：
メールアドレス：
電話番号：
——————コピペここまで—————————–
〇〇様のご参加をお待ちしております。
株式会社〇〇
ウェビナー案内文を作成して効果的に集客しよう
ウェビナー案内文や申し込み後のメールは、ポイントを押さえて作成すれば、何度も使うことができます。
しかし、ウェビナーを開催する頻度が高い場合には、毎回の設定に手間がかかってしまうこともあります。そんなときは、ウェビナー配信ツールの利用がおすすめです。
私たちネクプロは、オンラインセミナーやイベントで、必要な集客機能を備えたウェビナー配信ツールを提供しています。
ウェビナー告知や申し込みフォームの作成など、簡単に設定できるので、従業員への負担が軽減されます。さらに、申込者の管理もできるので、複数のウェビナーが同時進行で動いていても間違えてしまうことはありません。
ウェビナーの案内文も効果的に作成できるので、ぜひ私たちネクプロまでお気軽にご相談ください。
これからウェビナー配信を活用していきたい方は、ぜひコンテンツの作り方の参考にしてください。